Olika målgrupper har olika önskemål. Därför är det viktigt att på förhand tänka ut i vilken form och hur ofta de olika målgrupperna behöver information, så att de kan behålla motivationen. Brist på information kan påverkar verksamheten negativt inom eller utom organisationen. Ju bättre du känner mottagaren, desto bättre är möjligheterna att få fram budskapet i önskad form.
Kommunikationen har många syften:
- den stöder grundverksamheten
- den ska engagera och orientera
- den ska informera, både externt och internt
- den ska på längre sikt profilera, alltså bygga upp verksamhets-, och organisationsprofilen
- den ska skapa växelverkan mellan människorna inom och utanför organisationsgemenskapen
Ett effektivt kommunikationsarbete är öppet, objektivt och pålitligt. Informationen är aktuell och korrekt. Det finns nästan alltid någonting att berätta om – till exempel aktuella händelser eller intressanta personer.
Kommunikationsverksamheten bygger på organisationens egna resurser och målsättningar.
Grundläggande frågor ledningen skall ställa är:
- vad vill vi säga?
- vem vill vi nå?
- när och på vilket sätt?
- vilka resurser behövs?
- vem gör det hela?
Det viktigaste är budskapet, med andra ord det man vill säga. För att budskapet ska nå tilltänkta mottagare behövs kanaler och verktyg. Valet av rätt kanal inverkar på hur snabbt, effektivt och klart budskapet fungerar.