Ordförande och sekreterare har en central roll vid möten. Även protokolljusterare och rösträknare har en viktig uppgift. Lägg märke till att föreningens styrelseordförande inte behöver fungera som mötesordförande.
Föreningsordförande/styrelsen
Ordföranden och styrelsen ansvarar för möteskallelsen och förberedelserna inför mötet. Styrelsen bereder också eventuella motioner till föreningsmötet och andra ärenden som ska behandlas. Dessutom behövs också en föredragningslista som styrs av föreningens stadgar.
Mötesordförande
Mötesordförandes uppgifter:
- leder mötet
- ser till att ett protokoll blir skrivet och justerat och att alla beslut finns nedtecknade.
Under mötet leder ordförande mötet. Då det blir omröstning eller förrättas val leder ordförande dessa och berättar om resultaten. Det är på ordförandes ansvar att protokollet blir skrivet.
Ordförandes uppgift är att upprätthålla ordningen under mötet. Till en av de vanligaste ordningsfrågorna hör att se till att alla talare håller sig till sak, och att vid behov begränsa talturerna och diskussionen.
Ordförandes roll är också att balansera styrkeförhållandena. Det betyder att ordförande ser till att alla ges en chans att få uttrycka sin åsikt, oberoende om man är pratsam eller tystlåten, man eller kvinna, föreningsvan eller nybörjare, chef eller underordnande. Dessutom hör det till ordförande att sammanfatta diskussionen och notera beslutsförslag.
Besluten på föreningsmötet förverkligas av föreningens styrelse.
Sekreterare
Sekreteraren sköter om praktiska ärenden före mötet, kopierar möteshandlingarna, bokar möteslokalen och ordnar med serveringen samt sköter informationen och dokumentationen efter mötet. Sekreteraren kan också hjälpa till vid verkställandet av besluten.
Vid styrelsemötena fungerar föreningens sekreterare som protokollförare. Vid andra möten, till exempel årsmötet, kan vem som helst av deltagarna väljas till protokollförare om inte föreningens stadgar anger annat. Mötets sekreterare eller protokollförare skriver protokollet men ordförande är ansvarig för det och undertecknar det först. Vid behov utses flera hjälpsekreterare under ett möte.
Protokolljusterare och rösträknare
Protokolljusterare och rösträknare väljs i början av mötet. Det är vanligt att på föreningsmötet välja samma personer till båda uppdragen, men rekommendationen är att man väljer olika personer. Om protokolljusterarna också ska räkna röster så kan de ju inte samtidigt följa med vad som händer under mötet.
Protokolljusterarnas uppgift är att granska att protokollet på ett tillförlitligt sätt beskriver händelserna och besluten på mötet. Protokolljusterna har ändå inte rätt att ändra i protokollet. Om de inte kan godkänna protokollet kan de meddela sina synpunkter till mötesordföranden som överväger eventuella ändringar. Är man fortfarande inte överens kan protokolljusterarna vägra underteckna protokollet. Då måste det behandlas av ett nytt föreningsmöte.
Initiativ till föreningsmöte
Initiativet till mötet och de ärenden som ska behandlas kan komma från en medlem. Styrelsen kan sammankalla mötet eller det kan vara ett möte som enligt stadgarna ska hållas. Föreningens stadgar har vanligen stipulationer om hur detta går till.