I en förening ordnas det många olika möten: styrelsemöten, medlemsmöten, föreningsmöten och övriga möten.
En del möten är öppna för alla medlemmar. Sådana är föreningsmöten, extra föreningsmöten och medlemsmöten. På styrelsemöten deltar endast styrelsemedlemmarna, eventuellt med inbjudna sakkunniga. Det allra första mötet som hålls i en förening, när föreningen grundas, är det konstituerande mötet.
I stadgarna står under vilka möten medlemmarna kan utöva sin beslutanderätt. Beslutsfattandet sker på föreningsmöten och extra föreningsmöten, och i stora föreningar även på förbundsrepresentantmöten eller fullmäktigemöten.
På föreningsmötet fastslås riktlinjerna för hur styrelsen ska ordna föreningens verksamhet. Styrelsen är det verkställande organet i föreningen och ska enligt föreningslagen ”omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter” och föreningens egendom.
Lagen har inte har några exakta skrivelser om hur styrelse, utskott och arbetsgrupper ska sammanträda. Styrelsen kan därför ganska fritt ordna sin verksamhet om det inte i föreningens stadgar finns specifika bestämmelser för styrelsens sammanträden. Enligt lagen behöver styrelsen till exempel inte skriva protokoll, men å andra sidan kräver en omsorgsfull skötsel av föreningen att man dokumenterar sina ärenden och beslut.
Föreningsmöten är privata möten och inte öppna för allmänheten. Till dem får deltagarna, det vill säga medlemmarna, en kallelse.
Förberedelser inför föreningsmötet
Tänk på det här när du förbereder ett föreningsmöte;
* Kom i god tid före mötet så att allt är klart då deltagarna kommer.
* Ordföranden och sekreteraren ska sitta så att de ser alla mötesdeltagare.
* Mötesordföranden behöver en ordförandeklubba, papper och pennor samt alla dokument gällande mötet. Föreningslagen och föreningens stadgar ska också finnas till hands. Som hjälp vid ordförandebordet kan förutom protokollföraren finnas en eller flera personer som till exempel sköter mötestekniken.
* På årsmötet behövs revisions- eller verksamhetsgranskningsberättelsen i original. Ha röst- och valsedlar tillgängliga.
* Om man är osäker på något kring den egna föreningens föreningsmöte så kontrollerar man i föreningens stadgar. Hittas svaret inte där kontrollerar man föreningslagen.