Dokument som man borde spara;
- protokoll med bilagor
- årsberättelser och verksamhetsplaner
- inkomna brev
- kopior av utgående brev
- tal
- föredrag
- artiklar
- föreläsningar
- undersökningar
- rapporter
- förteckningar
- stadgar
- avtal
- fotografier
- trycksaker man själv har producerat.
Bokföringslagen och skattelagstiftningen stipulerar om hur länge räkenskaper skall sparas.
I arkivet förvaras endast ett exemplar av alla handlingar. Man gallrar bort dubbletter, kopior utan anteckningar, stora upplagor av trycksaker.
Vad behöver man inte arkivera?
Man gallrar bort sådant som föreningen fått och som det är avsändarens uppgift att arkivera:
- handlingar
- cirkulärbrev
- handlingar som kommit till kännedom
Återvinn onödiga papper
Det kommer mycket information till föreningarna som sparas en viss tid. Det kan vara en god idé att sätta allt sådant material i en särskild mapp med rubriken "Kastas bort efter en tid".
Gå igenom mappen regelbundet och sätt i återvinningskärlet det som inte längre behövs. Då är det lättare att hålla ordning i det egna arkivet.