En verksamhetsgranskare är en lekman medan begreppet revisor endast används för auktoriserade revisorer eller revisionssamfund.
En auktoriserad revisor måste anlitas då två av följande kriterier uppfyllts under den avslutade räkenskapsperioden som under den omedelbart föregående perioden:
- Balansomslutningen är över 100 000 euro
- Omsättningen eller motsvarande avkastning överstiger 200 000 euro
- Antalet anställda överstiger i medeltal tre.
Bidragsgivare kan ha egna krav för när auktoriserade revisorer måste anlitas.
Termen verksamhetsgranskare är relativt ny. Föreningar behöver inte ändra sina stadgar på grund av det nya begreppet. Står det endast revisor i stadgarna kan detta beroende på kriterierna ovan innebära såväl en verksamhetsgranskare som en auktoriserad revisor. Om det däremot uttryckligen står att föreningen måste välja en auktoriserad eller en CGR-revisor så gäller den paragrafen även framöver.
Antalet revisorer eller verksamhetsgranskare ska fortsättningsvis omnämnas i stadgarna, likaså deras mandattid samt när och hur de skall väljas. Det räcker enligt Förenings- och Revisionslagen att välja bara en revisor/verksamhetsgranskare (och suppleant) i en förening.
Men observera att antalet revisorer/verksamhetsgranskare anges i föreningens stadgar. Om man vill minska på antalet måste föreningen göra en stadgeändring. Först när Föreningsregistret godkänt stadgeändringen kan man övergå till att välja en revisor eller verksamhetsgranskare och suppleant.
Väljer man endast en revisor eller verksamhetsgranskare måste den ha en suppleant medan detta inte är fallet om man väljer två ordinarie. En auktoriserad revisor kan ha ett auktoriserat revisionssamfund som suppleant. CGR-revisor eller revisionssamfund kan inte fungera som verksamhetsgranskare, eftersom en verksamhetsgranskare alltid måste vare en fysisk person.
Krav och skyldigheter
Revisorernas kompetenskrav framgår av Revisionslagen § 30 och 31. Medan Föreningslagen stipulerar att en verksamhetsgranskare ska vara en fysisk person med den ekonomiska och juridiska sakkunskap som med hänsyn till föreningens verksamhet behövs för uppgiften.
Verksamhetsgranskaren får inte vara omyndig, försatt i konkurs eller ha begränsad handlingsbehörighet. Dessutom ska verksamhetsgranskaren vara oberoende då verksamhetsgranskningen utförs.
Såväl revisorerna som verksamhetsgranskarna är ansvariga för sin granskning och kan bli ersättningsskyldiga för skada som de uppsåtligen eller av vårdslöshet orsakat föreningen. Revisionslagens bestämmelser tillämpas på bägge grupperna.
I större föreningar görs vanligen sifferrevision också under verksamhetsåret. Men revisorerna kan förstås när som helst under redovisningsperioden företa en granskning, om de anser det påkallat.
Enligt Revisionslagen ska boksluts- och övriga handlingar tillställas revisorerna en månad före det föreningsmöte som skall godkänna bokslutet.
Granskningen gäller inte enbart föreningens verifikat. Verksamhetsgranskaren ska granska föreningens ekonomi och förvaltning i den omfattning som föreningens verksamhet förutsätter och lämna en skriftlig verksamhetsgranskningsberättelse till det föreningsmöte som besluter om bokslutet.
Om det vid granskningen framkommer att föreningen lidit skada eller att det har brutits mot lag eller föreningens stadgar, ska det nämnas i granskningsberättelsen.
Om auktoriserad revisors granskning och berättelse stadgas i Revisionslagen § 15.
Revisorerna och verksamhetsgranskarna ska få tillgång till allt material som de behöver för sitt arbete. Bokslutet, som är det centrala dokumentet i ett revisionssammanhang, skall vara godkänt och undertecknat av styrelsen. Det är givetvis också bra om någon från styrelsen kan närvara och muntligt redogöra för aktuella saker inom föreningen.
Det kan vara bra att som inledning på revisionen gå igenom alla protokoll. De ger tillsammans med årsberättelsen en god bild av föreningens verksamhet.
Speciellt följande frågor bör revisorn/verksamhetsgranskaren granska:
- Har föreningslagens, bokföringslagens och stadgarnas bestämmelser iakttagits?
- Har verksamhetsplanen följts och fattade beslut blivit verkställda?
- Är medlemsregistret i skick?
- Hur sköter och underhåller föreningen sin egendom (hus, kansli, maskiner och dylikt)?
- Är föreningens värdepapper och handlingar i ordning samt systematiskt och tryggt arkiverade?
- Har föreningen skött sina mellanhavanden med myndigheterna (redovisningar, beskattning, inregistrering)?
Revisionen eller verksamhetsgranskningen omfattar såväl den löpande ekonomiskötseln under året som slutredovisningen i bokslutets form. Inom föreningens ekonomi kan man kontrollera åtminstone följande:
- Är bokslutet riktigt härlett ur räkenskaperna och är det uppgjort på det sätt bokföringslagen förutsätter?
- Motsvarar banksaldona och kontanterna i kassan de belopp som ingår i balansen?
- Är banktillgodohavandena placerade så lönsamt som möjligt?
- Är föreningens alla tillgångar och skulder upptagna i balansen till riktiga värden?
- Har kontona öppnats med de belopp som ingår i den föregående verksamhetsperiodens fastställda bokslut?
Granskningen av den löpande bokföringen beror förstås mycket på föreningens storlek och om särskild intern revision har utförts. Revisionen bör dock omfatta en kontroll av:
- att alla transaktioner bygger på riktiga verifikat,
- att utbetalningar är godkända på det sätt föreningen själv beslutat,
- att alla poster är bokförda på rätt konton och till rätta belopp,
- att separata redovisningar (för till exempel fester) är riktigt gjorda,
- att alla bidrag, understöd och donationer är redovisade,
- att uppbörden av medlemsavgifter är effektivt skött och riktigt redovisad,
- att skatteinnehåll för löner och arvoden gjorts på riktigt sätt och
- att reseersättningar, dagtraktamenten och dylikt utbetalats på ett sätt som motsvarar gällande normer och de verkliga förhållandena.
Dessutom bör man kontrollera:
- att offentliga bidrag använts för avsett ändamål och redovisats på föreskrivet sätt (många bidragsgivare kräver till och med intyg av revisor numera)
- att föreningens försäkringar är i ordning
- att man följt den för verksamhetsperioden godkända budgeten.
När revisorerna eller verksamhetsgranskarna har utfört sitt uppdrag ska de avge sin berättelse, som sedan ligger till grund för föreningsmötets beslut om ansvarsfrihet och eventuella andra åtgärder.
Det är bra om revisorn/verksamhetsgranskaren kan delta i föreningsmötet, specielt om berättelsen innehåller kritiska synpunkter.
Revisorerna/verksamhetsgranskarna kan också ge ett särskilt granskningsprotokoll till styrelsen. Där räknas upp mindre saken som kan förbättras och åtgärdas men som inte är så allvarliga att bokslutet inte skulle kunna godkännas.
Revisorerna/verksamhetsgranskarna ska också göra en anteckning på själva bokslutet. Där skall intygas att man granskat bokslutet och att man gett en särskild berättelse. Denna anteckning dateras och undertecknas av revisorerna/verksamhetsgranskarna.
Auktoriserade revisorer ger sitt utlåtande i en standardiserad berättelsemodell. En verksamhetsgranskningsberättelse kan vara kortfattad, om det inte finns anledning till särskilda påpekanden.
Först är det skäl att nämna vilken förening och vilken räkenskapsperiod granskningen omfattar och vilket material som granskats. Om det framkommer att föreningens verksamhet kan ha förorsakat skada bör detta nämnas. Granskaren behöver dock inte ta ställning om skada verkligen uppstått eller vem som är skyldig.
Modell för verksamhetsgranskningsberättelse som verksamhetsgranskare kan använda och komplettera vid behov. (Word-fil). Också föreningsregistret har en modell för verksamhetsgranskningsberättelse.