Hur stor ska lönen vara?
I arbetsavtalslagen står inget om hur stor en minimilön ska vara. Om det inte ur tillämpliga kollektivavtal framgår en minimilön, ska arbetstagaren erhålla en sedvanlig och skälig lön för sitt arbete. Den sedvanliga och skäliga lönen kan variera mellan olika branscher.
När ska lönen utbetalas?
Lönen ska enligt arbetsavtalslagen betalas senast på den mellan arbetsgivaren och arbetstagaren överenskomna löneutbetalningsdagen till det konto som arbetstagaren uppgett.
Löneutbetalningsperioden får vara högst en månad, men är grunden för lönen kortare än en vecka ska lönen utbetalas minst två gånger per månad om den inte betalas i samband med en månadslön.
Arbetsgivaren ska förse arbetstagaren med en beräkning av lönen samt dess beräkningsgrund. Utbetalningen ska även verifieras med en lönespecifikation eller annat motsvarande kvitto.
Arvoden och mötesarvoden
Arvode är egentligen en synomym till lön. Ett arvode behandlas i regel på samma sätt som en lön. Mötesarvoden som för förtroendemän i allmännyttiga föreningar är befriade från sociala avgifter och pensionsavgifter eftersom det att man är invald i en styrelse inte betyder att man är i arbetsförhållande till föreningen.
Konsulter och egenföretagare
Om arbetsgivaren anlitar konsulter eller använder sig av andra köptjänster, ansvar dessa själva för sina lönebikostnader och nödvändiga försäkringar.
Vad behövs för löneutbetalningen?
Innan löneutbetalningen behöver arbetsgivaren försäkra sig om att nödvändiga handlingar och information finns tillgängliga. Med sådant nödvändigt avses bland annat:
- Arbetsavtal
- Beräkning över vad som ska betalas/faktura, varför utbetalningen ska göras och till vem
- Skattekort, konto- och bankuppgifter samt adress. Om skattekort inte finns behövs i alla fall löntagarens personnummer.
Det finns löneprogram tillgängliga på marknaden för löneberäkning och lönebokföring. Numera kan man också kostnadsfritt använda skatteförvaltningens tjänst palkka.fi, som är ett löneberäkningsprogram på nätet. Samtidigt sköts nödvändiga anmälningar till skatteförvaltningen och försäkringsbolag.
Avdrag och innehållningar från lönen
Från lönen eller arvodet skall dras av eller innehålla:
- Förskottsinnehållning enligt mottagarens skattekort. (Kontrollera att skattekortet gäller under betalningsdagen). I förskottsinnehållningsprocenten kan ingå löntagarens dagpenningspremie.
- Arbetstagarens pensionsavgift
- Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie
De årliga innehållningarna hittar du på skatteförvaltningens webbplats skatt.fi. Information on hur dessa ersättningar uppbärs hittas även på pensionsförsäkringsbolagens och på inkomstregistrets webbplatser. En löneräknare finns på palkka.fi.
Lön under sjukfrånvaro
En arbetstagare som på grund av sjukdom eller olycksfall är förhindrad att utföra sitt arbete är berättigad till lön för sin sjukdomstid. Om arbetsförhållandet pågått en månad är arbetstagaren berättigad till full lön fram till utgången av den nionde vardagen efter den dag han eller hon insjuknade. Notera dock att rätten till lön för sjukfrånvaro varar högst tills dess att arbetstagaren är berättigad till dagpenning enligt sjukförsäkringslagen. Om arbetsförhållandet pågått mindre än en månad har arbetstagaren rätt att på motsvarande sätt få 50 procent av sin lön.
En eventuell dagpenning som arbetstagaren har fått samtidigt som hen har fått lön för sjukdomstiden tillfaller arbetsgivaren.
Kontrollera alltid eventuella avvikande bestämmelser i kollektivavtalet.
FPA ersätter en del av arbetsgivarens kostnader för sjuktidslön men också här är arbetsgivarens självrisk 1+9 dagar. Flera korta sjukdomstider under en viss period kan dock räknas ihop.
Lön under semestern
Semesterlön
En arbetstagare är berättigad till sin normala lön under sin semester. För månadsavlönade gäller den vanliga lönen medan det för timavlönade och mera oregelbundet arbetande finns särskilda beräkningssätt och koefficienter som anges i semesterlagen. Beräkningsgrunder hittas i semesterlagens 9-12 §§.
Semesterersättning
Då det finns outtagen semester vid arbetsförhållandets upphörande får arbetstagaren en semesterersättning. Beräkningsgrunder för semesterersättningen motsvarar beräkningsgrunden för semesterlönen och hittas i semesterlagens 9-12 §§ samt 16 §.
Semesterpremie
I de tillämpliga kollektivavtalen kan det finnas bestämmelser om en semesterpremie. En semesterpremie brukar vara 50 procent av semesterlönen.
Skatteförvaltningen erbjuder gratis ett löneutbetalningsprogram på palkka.fi. Från programmet går nödvändiga anmälningar även till Inkomstregistret och försäkringsbolagen.
Arbetsgivarkostnader
Utöver lönekostnader har arbetsgivaren även lagstadgade lönebikostnader. Kostnaderna och deras belopp kan variera från år till år:
- Sjukförsäkringspremie
- Arbetsgivarens andel av pensionsavgiften, minus löntagarens andel
- Arbetslöshetsförsäkring
- Lagstadgad olycksfallsförsäkring som innehåller olycksfalls-, och grupplivförsäkring.
Information om de aktuella lönebikostnaderna samt uppbäring av dessa hittas på palkka.fi och aktuell information hittas även exempelvis på pensionsförsäkringsbolagens, Sysselsättningsfondens, skadeförsäkringsbolagens och inkomstregistrets webbplatser. Nedan finns också en litet utförligare beskrivning av dessa lönebikostnader.
Naturaförmåner
Utöver lönen eller som ett komplement till en del av lönen kan arbetsgivaren bjuda olika formera av naturaförmåner. De vanligaste är kost- och telefonförmån. Bil- och bostadsförmån är inte så vanlig i föreningar men resan till arbetet och olika motionsförmåner har börjat förekomma. Men också naturaförmåner likställs med löner av skatteverket som årligen fastslår värdet av dessa förmåner genom officiella beslut. Detta värde skall sedan beaktas när man innehåller skatt och betalar andra lönebikostnader.
Exempel: en löntagare med en månadslön på 2000 euro får fritt använda arbetsgivarens telefon, och förmånen är värd 20 euro. I praktiken innebär det att förskottsinnehållning, socialskyddsavgift och andra avgifter skall räknas på 2020 euro. Lönen är fortfarande 2000 euro men till den läggs värdet av telefonförmånen 20 euro då man räknar ut förskottsinnehållningen och lönebikostnaderna.
Observera att telefonförmånen kan gälla endast samtal och text- och multimediameddelanden. Om det i telefonräkningen ingår annat som till exempel köp av service skall dessa summor antingen dras från lönen eller anses som lön och beskattas normalt. Köp av spårvagns- eller annan resebiljett kan godkännas om det gäller resa för arbetet, men inte från hemmet till arbetsplatsen och vice versa.
Skatteinnehållningens storlek
Arbetstagaren skall till löneutbetalaren lämna uppgift om den procentsats som enligt löntagarens skattekort skall innehållas. Vanligen tillämpas en enhetlig innehållsprocent för alla inkomster till en viss inkomstgräns. Om gränsen överskrids innehålls enligt den högre procenten.
På skattekorten finns anvisningar om hur de skall användas. Om löntagaren inte presenterar sitt skattekort innehålls 60 procent av lönen.
Skatteinnehållningar och socialskyddsavgifter anmäls inom en utsatt tidsperiod. Innehållningen och sjukförsäkringsavgiften betalas fortsättningsvis till Skatteförvaltningen, senast den 12:e (eller följande bankdag) i den på arvodesbetalningen följande månaden om man är registrerad arbetsgivare. Lönebetalning anmäls separat inom fem dagar, medan naturförmåner, reseersättningar och sjukförsäkringsavgiften anmäls senast den 5:e i följande kalendermånad. Se närmare på inkomstregistret.fi. Föreningar får anmäla enskilda, ej regelbundna, prestationer senast den 5. i följande kalendermånad.
Arbetsgivarens lönebikostnader
Sjukförsäkringsavgift
Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift betalas för alla löner som baserar sig på ett arbetsförhållande och också för beskattningsbara naturaförmåner. Premien beräknas på samma lön som man gör förskottsinnehållning på. Avgiften betalas också om förskottsinnehållningen är noll.
Sjukförsäkringsavgiften varierar från år till år och kan till och med justeras under kalenderåret. Kolla hos skatteförvaltningen. (www.skatt.fi).
Obligatoriska personalförsäkringar
Då man har personer i arbetsavtalsförhållande ska arbetsgivaren göra avtal med försäkringsbolag eller genom att anmäla sig till Sysselsättningsfonden. Ett arbetsförhållande uppstår då man kommer överens, också muntligen, om att ett arbete skall utföras mot betalning.
Försäkringsbolagen fakturerar numera på basen av arbetsgivarnas anmälningar till inkomstregistret.
Som tips kan nämnas att dessa avgifter kan bokföras på ett skuldkonto i bokföringen. Själva kostnaden bokförs först när lönen betalas eller till exempel i slutet av varje månad.
Löntagaren betalar själv en viss andel av pensionspremien och arbetslöshetsförsäkringspremien. Arbetsgivaren innehåller löntagarens del och betalar båda delarna till försäkringsbolagen. Till löntagaren ges intyg över hur mycket som avdragits. Notera i bokföringen att det förstås endast är arbetsgivarens andel som är en kostnad för arbetsgivaren/föreningen.
ArPL-försäkring
Om Arbetspensionsförsäkring avtalas med ett arbetspensionsbolag
Enstaka små löner under en given summa per månad behöver inte ArPL-försäkras.
Pensionsbolaget fakturerar pensionsavgiften på basen av anmälningen till inkomstregistret. Man kan med sitt pensionsbolag komma överens hur man vill ha fakturorna. Genom inkomstregistret får också pensionsbolaget direkt information om vem som betalningen gäller.
För löntagare under 17 år och över 68 år betalas ingen pensionsavgift.
Arbetslöshetsförsäkring
Arbetslöshetesförsäkringen administreras av Sysselsättningsfonden. En arbetsgivare anmäler sig som lönebetalare och faktureras i efterskott enligt anmälda löner.
För löner till anställda mellan 17-64 år betalas arbetslöshetsförsäkringspremie. Arbetsgivaren drar av arbetstagarens andel från lönen och redovisar också den till fonden.
Lagstadgad olycksfallsförsäkring
Avtal måste också göras för den lagstadgade olycksfallsförsäkringen som sköts av skadeförsäkringsbolag. I denna ingår också en grupplivförsäkring. Här gäller minimigränsen att arbetsgivaren har löner på över 1300 euro per år. Det kan var en person eller flera. För denna finns ingen arbetstagarandel. Premien är vanligen kring 0,5-0,7 procent av lönerna. Men försäkringsbolagen har vanligen en minimipremie på cirka 100 euro och med få löner kan procenten bli högre. Denna försäkring faktueras också på basen av anmälan till Inkomstregistret.
Redovisning och dokumentation
Innehållen skatt och sjukförsäkringsavgift inbetalas till skatteverket senast den 12 dagen månaden efter löneutbetalningsmånaden. Före betalningen skall den registrerade arbetsgivaren anmäla sina löner, innehållningar och sjukförsäkringsavgifter till Inkomstregistret. Närmare information på www.skatt.fi och inkomstregistret.fi
Registrerad eller oregistrerad arbetsgivare
Om föreningen har regelbundet återkommande löneutbetalningar är det skäl att låta registrera sig hos skatteverket som registrerad arbetsgivare. (Obs! Detta är inte detsamma som att föreningen är r.f. = registrerad förening).
Registrerade arbetsgivare får ett skattekonto med ett referensnummer som gäller tillsvidare. På kontotjänsten Min skatt (Oma vero) ser man då saldot på föreningens skattebetalningar.
Om föreningen endast har få, sporadiska löneutbetalningar går det bra att fortsätta att vara oregistrerad arbetsgivare. Men också dessa anmäls till Inkomstregistret.
Dokumentation
Varje arbetsgivare är skyldig att föra lönekort kalenderårsvis över sina löntagare. Ur dessa ska framgå löntagarens fullständiga namn, personsignum, bruttolön, skatteinnehållning, övriga innehållningar, socialskyddsavgift samt tid för när lönen utbetalts. Också personalens semestrar och hur semesterlöner och semesterpremier räknats ut och hur semstern tas ut måste bokföras.
Formen för lönekortet är fri men uppgifterna ska kunna lagras varaktigt. Lönehandlingar skall till skillnad från vanliga verifikat förvaras "för evigt" så att såväl löntagare och försäkringsbolag vid behov kan kontrollera tidigare utbetalda löner. Kom också ihåg GDPR-bestämmelserna för förvaring av data.
Då det är aktuellt med löner för fler personer kan man överväga att skaffa ett löneprogram. Då är det lättare att sköta dokumentationen. Skatteförvaltningen erbjuder gratis löneprogrammet Palkka.fi utan ersättning. Från programmet går anmälningarna direkt till Inkomstregistret och försäkringsbolagen.
Närmare om dokumentationskrav finns upptaget i Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföringsmetoder och -material.